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Monatliche Abrechnung, transparente Paketwechsel und nachvollziehbare Verrechnungen.
VOM ERSTEN KONTO BIS ZUR RECHNUNG
Ihr Weg mit HEINDEL dental
Sechs Schritte durch Ihr Kundenportal. Öffnen Sie einen Teilablauf, um Entscheidungen und Zuständigkeiten zu sehen.
Diagramm wird geladen. Die Textfassung steht weiter unten bereit.
Von der Registrierung zur monatlichen Rechnung
Die Übersicht verbindet sechs Teilabläufe. Die Teamverwaltung kann bereits vor der Abobuchung beginnen; die Anwendungen benötigen ein gültiges Abonnement.
Aufgabe einer Person
Automatischer Schritt / Teilablauf
Entscheidung
Start, Zeitpunkt oder Ende
BPMN herunterladen
Den vollständigen Ablauf als Text lesen
- Registrierung und Anmeldung. Ein lokales HEINDEL-Konto anlegen und die E-Mail-Adresse bestätigen oder eine eingerichtete Firmenanmeldung verwenden. Bei einer ausdrücklich vertrauenswürdigen Entra-Anbindung kann die bestätigte Adresse übernommen werden. Bereits bestehende Konten werden nur mit Eigentumsnachweis verknüpft.
- Praxis und Stammdaten. Kundenkonto und Praxis anlegen, bei Bedarf eine Praxisgruppe verwalten. Der Inhaber benötigt Passkey oder Zwei-Faktor-Authentifizierung; bestätigte Entra-MFA wird anerkannt. Praxisdaten, Datenschutzkontakt, Rechnungsempfänger und Rechnungskontakt pflegen; Praxisdaten können als Rechnungsdaten übernommen werden. Logo, Dokumentvorlage und E-Mail-Versand lassen sich gemeinsam für angebundene Anwendungen einrichten.
- Abonnement und erste Rechnung. Angebot und anteiligen Preis ab Buchungstag bis zum Monatsende bestätigen. Das Portal prüft die Rechnungsdaten und reserviert eine Rechnungsnummer. Die erste Zahlung erfolgt über Mollie. Erst nach bestätigtem Ausgleich werden der bezahlte Zugang aktiviert und die erste ZUGFeRD-Rechnung erstellt, archiviert und versandt. Offene Zahlungen bleiben ausstehend; fehlgeschlagene Buchungen erzeugen keine Rechnung.
- Mitarbeiter-Onboarding. Mitarbeitende mit Einladungscode aufnehmen oder eine passende Verzeichnisanbindung durch den Betreiber einrichten lassen. Lokale Konten funktionieren auch ohne AD oder Entra. Praxiszuordnung, App-Nutzungsrechte und Administratorrechte werden ausdrücklich vergeben. Der Inhaber kann MFA für Mitarbeitende vorschreiben; sie ist für alle empfohlen. Nach der ersten erfolgreichen Anmeldung zeigt die Teamübersicht den erfassten Anmeldestatus und die letzte Anmeldung. Kontensynchronisierung allein zählt nicht als Anmeldung.
- Anwendungen und SMS. Das Team verwendet seine freigeschalteten Anwendungen mit den zentralen Praxisdaten. In CONNECT kann der Praxisadministrator Zahlungslink-SMS aktivieren, den Absender wählen und Verbrauch sowie Versandprotokoll mit Modul, Text und Empfänger einsehen. Spryng-Zugang, Zeichensatz und Tarif verwaltet HEINDEL dental zentral. Gezählt werden bestätigte SMS-Teile zum Tarif beim Versand; eine Nachricht kann mehrere Teile umfassen.
- Kalendermonatliche Abrechnung. Zum Monatsersten (Europe/Berlin) werden das neue Monatsabo im Voraus und die bestätigten SMS des Vormonats zusammen abgerechnet. Ungeklärte SMS werden zurückgestellt und nach Klärung mit dem ursprünglichen Zeitraum abgerechnet. Das Portal reserviert die Rechnungsnummer vor dem gemeinsamen Mollie-Einzug. Nach bestätigter Zahlung entsteht eine unveränderliche ZUGFeRD-Rechnung mit Zahlungsart, Zahlungsdatum und getrennten Leistungszeiträumen pro Position. Sie wird archiviert, an den Rechnungskontakt versandt und unter „Rechnungen“ bereitgestellt. Fehlgeschlagene Zahlungen werden am bestehenden Vorgang geklärt; es wird kein zweiter Einzug erzeugt. Nach Kündigung entfällt das nächste Abo, offene bestätigte SMS werden abschließend separat abgerechnet. Abonnements und Rechnungen bleiben auch bei Praxisgruppen je Praxis getrennt.